É do conhecimento de todos, que um dos maiores gargalos da escola é a comunicação com pais e alunos. A comunicação no ambiente escolar é fundamental para o acompanhamento do desenvolvimento do aluno e tanto pais como professores precisam estar a par desse acompanhamento.
Essa questão não ocorre exclusivamente nas escolas infantis ou instituições de ensino médio fundamental 1 e 2. A falta de comunicação também pode ser observada em escolas de idiomas que trabalham com aulas presenciais. O mesmo pode ser percebido no ambiente de aulas in company ( treinamentos corporativos) que também passam pelo mesmo processo.
Um dos problemas encontrados é o registro das comunicações trocadas entre alunos e escolas. O grande desafio é rastrear o que foi falado entre as partes e documentar a comunicação entre aluno e escola, para que seja facilmente consultado quando necessário.
Uma das maneiras mais práticas de manter a organização e facilidade de acesso desses registros é ter um CRM, um software de gestão escolar que registre o conteúdo trocado entre aluno e escola de várias formas diferentes, incluindo a data e hora da ocorrência e o responsável.
Tão importante quanto registrar a ocorrência , é controlar datas de follow up, ou retorno ao aluno referente a alguma solicitação.
O CRM tem diversas funções e por ser uma ferramenta muito versátil, se adapta a diferentes necessidades de acordo com as empresas e instituições. É excelente para auxiliar na reunião de informações e manter o foco na gestão de solicitações e atividades.
Sempre que a família fizer alguma solicitação para escola, deve haver uma ação de resposta, que mantenha o engajamento familiar perante a instituição de ensino, integrando assim ambas as partes e melhorando a comunicação e acompanhamento dos acontecimentos.
Escolas de idiomas que atendem empresas como seus clientes, com aulas online ou in company, ainda contam com o desafio de se comunicar com o gestor da empresa que contratou seus serviços.
Para isso é importante, além de manter registros individualizados de cada aluno, ter uma área onde o próprio gestor da empresa possa acompanhar o desempenho de sua equipe e do serviço contratado junto à instituição de ensino.
Ter uma solução inteligente que ajuda na gestão de processos como: disparo de e-mails em lote, segmentos por tipo de curso e de usuário, é o que toda escola precisa para manter uma comunicação efetiva e eficiente.
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